Организация делопроизводства по обращениям граждан. Правила организации приема и первичной обработки, порядок рассмотрения и принятия решений по обращениям граждан

Страница 4

С учетом изложенного при регистрации обращений целесообразно сохранить закрепленный ранее нормативно порядок, при котором регистрационный индекс обращения включает не только порядковый регистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например: Д-50 (Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения). При этом регистрируемый в порядке общего делопроизводства входящий документ из другой организации также может иметь порядковый номер 50, но без буквенного обозначения «Д».

В соответствии с задачами, функциями, уровнем организации регистрационный индекс обращения может дополнительно включать код административно-территориального деления, начальную букву содержания обращения («Ж» - жильё) и др. При наличии классификатора вопросов, поднимаемых в обращениях, в регистрационный индекс включается шифр (код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения может иметь следующую структуру: «3/4Д-50», где 3 – код территории, 4 – код вопроса, Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения.

При регистрации коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ», например, КЛ-32.

В статье 7 Закона установлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В то же время в целях учета таких обращений и последующего анализа работы с обращениями граждан их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковому регистрационному номеру обращения может добавляться буквенное обозначение «АН» (анонимное), или «БП» (без подписи), например, БП-48.

При регистрации обращений особое внимание необходимо обратить на пункт 9 Положения, в котором устанавливается порядок присвоения индексов повторным обращениям. В соответствии с данным пунктом повторным обращениям при их поступлении в организацию в течение календарного года, в зависимости от объема документооборота, присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

Во втором случае индексы первого и повторных обращений будут различаться. Например, обращению поступившему 20.05.2005 г., был присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему 20.06.2005 г. – Д-90. Для регистрации повторного обращения заполняется новая регистрационная форма с указанием дат и индексов предыдущих обращений. При использовании журнальной формы регистрации повторные обращения вносятся в журнал под очередным регистрационным номером с указанием в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Согласно ранее действовавшим правилам повторным обращениям одного и того же гражданина присваивался только очередные регистрационные индексы.

В то же время согласно пункту 9 Положения допускается повторные обращения при регистрации учитывать под регистрационным индексом первого обращения. В этом случае, если обращению поступившему 20.05.2005 г., присвоен индекс Д-50, то 20.06.2005 г. при поступлении повторного обращения ему также присваивается индекс Д-50 (а не Д-90). В этом случае также заполняется новая РКК, в графе «Даты, индексы повторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указания их регистрационных индексов, так как они будут совпадать с индексом повторного обращения. При журнальной регистрации эти сведения также указываются в соответствующей графе журнала.

Возможен вариант, при котором в случае регистрации повторного обращения под тем же индексов, что и первое обращение, новая РКК заполняться не будет (не будет делаться новая запись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первого обращения проставляется дата повторного обращения без указания индекса первого обращения. Аналогично, при журнальной форме регистрации сведения о повторном обращении будут указываться в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Похожие статьи:

Региональный аспект занятости женщин
Поговорим о гендерных проблемах труда и занятости по регионам, используя выборочные обследования Госкомстата за 1992-2000 г. г. Они, как известно, не совсем совпадают с прежним делением по экономическим районам: Тюмень из Западно-Сибирско ...

Работник социальной службы: формирование и развитие профессионального мастерства. Социальная работа как профессия
Профессия – род деятельности, занятий человека, владеющего комплексом специальных знаний и практических навыков, приобретённых в результате углублённой общей и специальной подготовки и опыта работы. Логика развития профессии такова, что ...

Типы восприятия межкультурных развитий
Способы восприятия межкультурных различий так же можно отнести к причинам межкультурных конфликтов. Особенности восприятия «иного», механизмы коммуникации и адаптации, изменения в структуре личности, которые происходят в результате встре ...