Пресс-конференция как коммуникация: ее структура и специфика

Страница 2

- массовая аудитория (она анонимна, пространственно рассредоточена, но делится на группы по интересам и т.п.);

- социальная значимость информации;

- наличие технических средств, обеспечивающих регулярность, скорость, тиражированность информации, передачу ее на расстояние, хранение и многоканальность (в современную эпоху всеми отмечается преобладание визуального канала).

Осуществляется пресс-конференция в несколько этапов, каждый из которых является отдельным коммуникативным процессом и содержит схожий коммуникативный цикл. Среди них можно выделить три больших этапа подготовки, о которой мы уже говорили, непосредственное проведение и подведение итогов.

Рассмотрим их подробнее.

Подготовка

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные коммуникационные средства, оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия.

2. Подготовка основных документов пресс-конференции, представляющих собой вербальные письменные средства коммуникации:

- Сценарий (где будут прописаны основные идеи),

- Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).

-Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

-Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).

Речь и сценарий должны затрагивать не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования информации (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).[10]

3. Анонсы.

В фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. То есть подается предварительная информация, подготовка коммуникантов к процессу коммуникации. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить массовость пресс-конференции.

4. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения, технических средств коммуникации и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

- текст анонса, который высылался (желательно),

- пресс-релиз по теме пресс-конференции,

- анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),

- цифры и факты (по необходимости),

- список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,

- дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),

- визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),

- программа пресс-конференции,

- ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Раздаются таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджи для облегчения процесса коммуникации.

Похожие статьи:

Организация социального обслуживания пожилых граждан как одно из форм социальной защиты населения. Сущность социального обслуживания и его место в системе социальной защиты населения
Переход российского общества в 90 гг. XX в. к рыночным отношениям, обостривший социальные проблемы значительной части населения, потребовал создания и развития относительно нового социального института – социальной защиты населения (СЗН) ...

Советские переписи населения
Первая советская перепись населения проводилась в 1920 году в условиях гражданской войны и разрухи. Переписью было охвачено только 72% населения страны, так как в ряде районов страны еще велись военные действия. В 1923 году была проведена ...

Основные напровления совершенствования социальной помощь людям пожилого возраста (на примере работы управления пенсионного фонда города Белгорода). Деятельность Управления Пенсионного Фонда города Бе
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Белгороде создается по решению Правительства Пенсионного фонда Российской Федерации. Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с Федераль ...